台数が増えるほど、確認点が散らばると止まります。最初に「急ぎ」「通常」を揃えて、情報の抜けを減らすのが近道です。
案件ごとの聞き直しを減らすため、まずフォーマットを統一します。
不足が分かった時点で先に戻せるので、紙の到着後に止まりにくくなります。
細かくしすぎると運用が崩れます。まずは「受領→確認→申請→完了」で共有します。